R y C Asesores

En los procedimientos de fiscalización tributaria, muchas empresas cometen errores que comprometen seriamente su posición frente a la Administración Tributaria. La experiencia acumulada en múltiples casos evidencia que uno de los fallos más recurrentes es no contar con toda la documentación probatoria que respalde adecuadamente un gasto o costo. En la práctica, muchas empresas se limitan a conservar el asiento contable, el comprobante de pago y el propio pago, creyendo que ello basta para acreditar el gasto ante la SUNAT. Sin embargo, esta premisa es insuficiente. La normativa tributaria exige que la deducción esté respaldada por elementos objetivos que acrediten la existencia real del gasto, su necesidad y su vinculación directa con la generación de renta gravada.

En ese marco, los principios de causalidad y fehaciencia constituyen pilares esenciales para la deducción del gasto en el Impuesto a la Renta. Ello implica que el contribuyente debe demostrar, más allá del soporte contable, que el gasto ha sido efectivamente realizado, que se encuentra relacionado con la actividad económica de la empresa y que responde a una lógica económica dentro del giro del negocio. Para ello, es indispensable contar con documentación que permita acreditar la existencia de la operación, su razonabilidad, proporcionalidad y el beneficio del gasto.

Un error común en las empresas es entregar documentación genérica, incompleta o presentada fuera de plazo. Muchas veces, debido al escaso tiempo otorgado por la SUNAT para responder un requerimiento, las Compañías solo logran presentar la contabilidad básica, comprobantes de pago, contratos tipo o registros internos que no individualizan las operaciones ni permiten establecer un vínculo directo con los documentos fuente. Esta forma de responder debilita su posición, pues otorga a la Administración la facultad de desconocer el gasto por falta de sustento probatorio. Esta situación se agrava cuando se trata de documentación de ejercicios anteriores, cuyo acceso es complejo, y cuando las empresas no comprenden plenamente la importancia de acreditar cada operación de forma detallada. Como consecuencia, la documentación relevante suele presentarse recién en las etapas de reclamación o apelación, lo que puede limitar su valoración o reducir su eficacia probatoria. En muchos casos, incluso es necesario pagar o afianzar la deuda para que dicha documentación sea admitida, situación que la SUNAT conoce y aprovecha estratégicamente.

De otro lado, cada vez con mayor frecuencia la SUNAT exige que el contribuyente acredite la totalidad de las operaciones observadas, ya no una muestra representativa. En algunos casos, esto incluye toda una cuenta contable o incluso el costo de ventas completo de la empresa. Ello implica una carga probatoria significativa, pues se exige acreditar operación por operación. En este contexto, la trazabilidad documental deja de ser una buena práctica y se convierte en una exigencia de facto, aunque no esté expresamente regulada. Si el contribuyente no puede establecer una cadena documental completa —desde el contrato inicial hasta la entrega del bien o prestación del servicio y el pago—, corre el riesgo de que se desconozca todo el gasto asociado a una partida, incluso si este ha sido registrado de manera razonable y coherente desde el punto de vista contable, y con ello su implicancia en el Impuesto General a las Ventas.

Esta situación revela una diferencia fundamental entre la legalidad tributaria del gasto y la suficiencia probatoria exigida por la Administración. Una operación puede estar válidamente registrada desde el punto de vista financiero, pero si no cuenta con documentación adicional que acredite su fehaciencia conforme al estándar de la SUNAT, esta tiene base legal para rechazar su deducción. Un ejemplo típico se presenta en el caso de gastos por seguros vinculados a contratos de leasing: aunque existan pólizas y se haya efectuado el pago, si no se demuestra con claridad qué bien fue asegurado, qué cliente está relacionado con el contrato y cómo se trasladó el gasto de manera individualizada, el desembolso será reparado.

Frente a este escenario, es indispensable adoptar una posición preventiva. La documentación debe organizarse desde la ejecución de la operación, no cuando se recibe un requerimiento. Cada transacción debe estar adecuadamente identificada y sustentada con evidencia que permita establecer su trazabilidad completa. Los cuadros resumen pueden ser útiles, pero deben estar respaldados con contratos específicos, comunicaciones con contrapartes, cronogramas de ejecución y demás documentación de soporte que permita a la SUNAT verificar la efectiva realización del gasto.

La SUNAT ha trasladado al contribuyente la carga de probar la conexión entre lo registrado contablemente y lo que efectivamente ocurrió en la realidad. Frente a esta exigencia, las empresas deben dotarse de sistemas internos de archivo y trazabilidad documental que permitan recuperar con rapidez y precisión los documentos de respaldo y asegurar que cada gasto esté no solo registrado, sino también sólidamente probado.

En resumen, en un contexto donde la carga probatoria recae íntegramente sobre el contribuyente y donde la SUNAT solicita la probanza total de las operaciones, los errores de gestión documental se traducen en reparos costosos. La trazabilidad ya no es un complemento: es una necesidad crítica para asegurar la deducción de los gastos y defender adecuadamente la posición tributaria.